thermen.ai

Privacybeleid

thermen.ai hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen en hoe wij daarmee omgaan — volledig in lijn met de AVG/GDPR.

Laatst bijgewerkt: 23 maart 2026

1. Verwerkingsverantwoordelijke

thermen.ai

Barbara Strozzilaan 201, 1083 HN Amsterdam

KvK: 99975505

BTW: NL005422896B44

Contactpersoon privacy: Johnny van der Leelie

E-mail: info@thermen.ai

thermen.ai is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacybeleid. Als je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, neem dan contact met ons op.

2. Welke gegevens verzamelen wij

Afhankelijk van hoe je met ons platform interacteert, verwerken wij de volgende categorieen persoonsgegevens:

Zakelijke klanten

  • -Naam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen
  • -Bedrijfsgegevens (naam, adres, KvK-nummer)
  • -Inloggegevens (e-mail, versleuteld wachtwoord)
  • -Gebruiksgegevens van het dashboard

Eindgebruikers (gasten)

  • -Naam, e-mailadres, telefoonnummer
  • -Boekingsgegevens (datum, arrangement, aantal gasten)
  • -Communicatie via de AI Concierge

Websitebezoekers

  • -IP-adres en browserinformatie (via logbestanden)
  • -Contactgegevens bij het invullen van het demoformulier

3. Doeleinden van verwerking

  • -Het leveren en onderhouden van ons SaaS-platform
  • -Het verwerken van boekingen en reserveringen
  • -Het bieden van klantenservice en AI-gestuurde concierge-functionaliteit
  • -Het versturen van transactionele e-mails (bevestigingen, herinneringen)
  • -Het verbeteren van ons platform op basis van gebruiksdata
  • -Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (boekhouding, belasting)
  • -Het afhandelen van demo-aanvragen en commerciele communicatie

4. Rechtsgronden

  • -Uitvoering van de overeenkomst — noodzakelijk om onze dienst te leveren aan zakelijke klanten en hun gasten
  • -Gerechtvaardigd belang — platformverbetering, beveiliging en fraudepreventie
  • -Wettelijke verplichting — fiscale bewaarplicht en andere regelgeving
  • -Toestemming — wanneer je je aanmeldt voor commerciele communicatie

5. Hosting, opslag en beveiliging

EU-hosted

Alle data wordt opgeslagen in datacenters binnen de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland).

Versleuteling

Data is versleuteld in transit (TLS) en at rest. Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen.

Tenant-isolatie

Elk bedrijf heeft volledig geisoleerde data op databaseniveau (Row Level Security).

Subverwerkers

  • -Supabase (database, authenticatie) — EU-regio
  • -Railway (API-hosting) — EU-regio
  • -Vercel (frontend-hosting) — edge-netwerk met EU-opslag
  • -Sentry (foutmonitoring) — EU-dataverwerking
  • -Anthropic (AI Concierge) — verwerking conform AVG, geen training op klantdata

6. AI en geautomatiseerde verwerking

Ons platform maakt gebruik van AI-technologie voor de Concierge-functionaliteit (geautomatiseerde boekingsassistent). AI wordt ingezet als tool — de data en inzichten blijven binnen ons platform.

Geen AI-training

Klantdata wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.

Geen besluiten

Geen geautomatiseerde besluiten met juridische gevolgen.

Menselijk contact

Gasten kunnen altijd kiezen voor een medewerker.

Verwerking

Conversaties worden verwerkt om de boekingservaring te verbeteren.

7. Bewaartermijnen

Duur relatie + 30 dagen

Accountgegevens

7 jaar (fiscaal)

Boekingsgegevens

12 maanden

Concierge-gesprekken

90 dagen

Websitelogs

12 maanden

Demo-aanvragen

8. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

Inzage

Opvragen welke gegevens wij van je verwerken.

Rectificatie

Onjuiste gegevens laten corrigeren.

Verwijdering

Verzoek tot wissing van je gegevens.

Beperking

Verwerking tijdelijk stopzetten.

Overdraagbaarheid

Je gegevens ontvangen in een gangbaar formaat.

Bezwaar

Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Neem contact op via info@thermen.ai om een van deze rechten uit te oefenen. Wij reageren binnen 30 dagen.

9. Cookies

Onze website maakt gebruik van:

  • -Functionele cookies — noodzakelijk voor de werking van de website (sessie, themavoorkeur)
  • -Analytische cookies — geanonimiseerde gebruiksstatistieken ter verbetering van onze dienst

Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies.

10. Klachten

Heb je een klacht over hoe wij met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@thermen.ai.

Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.