Eindelijk één basis onder het hele bedrijf.

Door corona. We hadden toen nog geen reserveringssysteem. Toen werd vooraf reserveren ineens verplicht, en moest er op stel en sprong iets komen.

We vonden een partij met een algemene oplossing voor het mkb, en die heb ik zelf zo goed mogelijk passend gemaakt voor ons. Bedoeld als tijdelijk. Maar het beviel wel: voor het eerst wisten we hoeveel gasten er kwamen, wanneer en wie het waren. Daarvoor wisten we eigenlijk niets. Een reserveringssysteem wilden we dus zeker houden. Alleen niet dit systeem.

Ik heb jarenlang de hele markt afgespeurd. De grootste speler sprak me niet aan en voelde als een lock-in. De rest sloot niet aan bij wellness, omdat onze branche uit veel verschillende onderdelen bestaat die met elkaar moeten kunnen communiceren.

Software voor salons is gemaakt voor kappers en massagesalons. Horecasystemen gaan uit van gasten die binnenkomen, aan een vaste tafel zitten en weer weggaan. Bij ons gaan gasten de sauna in, zitten daarna aan een andere tafel en liggen daarna op de beautystoel. Dat maakt de behoefte heel specifiek.

We hebben ook met professionele partijen aan tafel gezeten om iets te laten bouwen. Maar het is een nichemarkt en een groot product, en dan betaal je de hoofdprijs. Het was gewoon te veel. Er zijn serieus momenten geweest dat we overwogen alles bij het oude te laten, maar dat druiste tegen mijn ondernemersgevoel in. Ik ben ervan overtuigd dat wanneer je niet meegroeit met de huidige ontwikkelingen, je het in de toekomst knap lastig gaat krijgen.

Die gesprekken deelde ik thuis met mijn partner Johnny. Hij komt uit de techwereld, heeft meer dan twintig jaar ervaring en heeft al heel wat start-ups opgebouwd. Hij kon niet geloven dat er geen oplossing bestond en ging zelfs mee naar gesprekken. Maar na onderzoek bleek die er echt niet te zijn.

Eigenlijk is het begonnen uit noodzaak. Er was gewoon niets dat paste, en tegelijk veranderde er door AI ontzettend veel. Dan wil je niet stilstaan, maar juist een stap vooruit zetten. Johnny was ervan overtuigd dat hij kon bouwen wat wij nodig hadden, en is begonnen.

In diezelfde periode veranderde zijn eigen situatie en zocht hij een nieuwe uitdaging. Toen is hij er echt serieus voor gegaan. Omdat we zo intensief samenwerkten, kwam alles waar ik in mijn zoektocht tegenaan was gelopen erin terecht. Ik legde mijn frustratie uit: het ene systeem kan dit wel maar dat niet, en bij het andere systeem is dat precies andersom. Elk bedrijf is net iets anders, maar in de basis werkt elk wellnessbedrijf met dezelfde elementen.

Zo is wat begon als een oplossing voor Saré uitgegroeid tot een professioneel platform voor de hele wellnessbranche.

We zijn heel erg bezig met de toekomst van Saré. We hebben een goed product en een heel loyale groep gasten, maar die is met het bedrijf meegegroeid. Nieuwe generaties bereiken was lastig, en dat is wel essentieel. Daarom hebben we in dezelfde periode het interieur vernieuwd, ons hele merk opnieuw neergezet en met het team van thermen.ai het nieuwe design omgezet naar een nieuwe website.

Ik hoor zelf ook bij de doelgroep die we meer willen aanspreken: jonge professionals, druk aan het werk, die echt tijd willen maken voor wellness. Die zoeken op een heel andere manier, dus heb je andere manieren nodig om ze te bereiken en meer inzicht in wie je gasten zijn. Vroeger wisten we eigenlijk niets van de gasten die kwamen. We stuurden het bedrijf puur op gevoel. Dat is mooi, maar niet toekomstbestendig.

We wisten van het begin af aan dat we veel meer nodig hadden dan alleen een reserveringssysteem. Ook een website, giftcards en badenkaarten, en alles zat verspreid over verschillende partijen. Wat ons verraste, was hoe snel er van alles mogelijk bleek. Dan is het ook slimmer om het meteen goed te doen en alles op één plek te brengen.

Stap voor stap hebben we de onderdelen bekeken en tot nu toe allemaal ondergebracht in het platform: een nieuw reserveringssysteem, een nieuwe website, nieuw gastenbeheer, giftcards en onze badenkaarten. Daarbij komt Growth, de marketingkant van het platform, met campagnes, acties, content en inzicht in wat werkt. Doordat alles nu op één plek staat, hebben we afscheid kunnen nemen van een hele reeks abonnementen en dure losse tools.

In de stap die voor ons ligt gaan we nog verder: ook onze horeca en kassa moeten aansluiten op dezelfde basis. Daarvoor testen we nu een koppeling met onze huidige kassaleverancier, en we kijken ook naar andere kassasystemen. Met het systeem dat het beste aansluit, bouwen we verder.

Wat ik voorheen het meest frustrerend vond: voor alles wat we wilden moest er weer een nieuwe partij, een nieuw systeem en een nieuw contract komen. Daar werd ik echt gek van. Nu is er één basis, en die staat als een huis. Daar kunnen we jarenlang op doorbouwen.

We hebben de overstap zorgvuldig gepland. Maar in aanloop naar de lancering merkten we dat we nog meer onderdelen meteen wilden overzetten, in plaats van ze later toe te voegen. Daarom hebben we de lanceerdatum bewust een stukje opgeschoven. Dat voelde als de juiste keuze: zo konden we in één keer goed over, en daar plukken we nu de vruchten van.

thermen.ai heeft zich daarin altijd flexibel opgesteld en echt met ons meegedacht. Het ging nooit om het halen van een datum, maar om een overstap die klopte voor ons team en onze gasten.

Ons personeel is vooraf getraind, en er zijn handleidingen en uitlegvideo’s gemaakt die ze altijd kunnen terugkijken. Omdat het systeem zo gebruiksvriendelijk en overzichtelijk is, konden ze zich heel makkelijk aanpassen.

Natuurlijk moeten mensen aan iets nieuws wennen. Maar onze receptie heeft nu zoveel meer overzicht en het werkt zoveel simpeler. Na een paar weken kunnen ze zich al niet meer voorstellen hoe het met de oude systemen ging. Je logt één keer in en je hebt alles bij de hand.

Het platform is heel intuïtief en logisch opgebouwd. Onze receptionistes zitten tussen begin twintig en eind dertig, en iedereen kon er direct mee aan de slag.

Doordat handmatige handelingen nu geautomatiseerd zijn, komt er meer tijd voor persoonlijke aandacht voor de gast.

Lange tijd hadden we geen account voor onze gasten. Met de introductie van het Saré Member account kunnen we onze gasten, en vooral onze vaste bezoekers, eindelijk een extra stukje service bieden.

Het helpt ons ook om onze gasten beter te leren kennen. Daardoor kunnen we ze persoonlijker benaderen, en onze trouwe gasten ook echt belonen voor hun bezoek. Juist dat persoonlijke contact is waar Saré altijd om heeft gedraaid.

Het fundament staat en dat geeft heel veel positieve energie. Het voelt alsof je nu pas echt kunt beginnen. Natuurlijk slijpen we nog wat kleine dingen bij, maar vooral werken we volop aan de doorontwikkeling. Nu de basis er ligt, is er zoveel mogelijk dat er steeds weer nieuwe ideeën bij komen. Ik kijk bijvoorbeeld enorm uit naar de geïntegreerde behandelingenplanner, en naar de koppeling met onze signage-schermen om vrije plekken in onze planning last-minute te kunnen vullen.

En omdat alles geïntegreerd is, heb je één dashboard met alles in één overzicht, zodat je echt ziet hoe het ervoor staat.

Ik kijk ook uit naar de kerstperiode, onze topdrukte. Hoe valt kerst dit jaar, wat leerden we van vorige jaren, en wat stelt het systeem voor qua bezetting en prijzen? Daar ga ik samen met het systeem en ons team over sparren.

Dat je er gewoon mee kunt praten. Bizar eigenlijk. Je vraagt wat je wilt weten en je krijgt antwoord. “Wat verwacht je de komende twee weken qua drukte? Hoe liep de vorige actie?” Maar je kunt het ook vragen om iets te doen. De prijzen voor het weekend aanpassen, een campagne klaarzetten om de ochtenden drukker te krijgen, iets wijzigen in een arrangement. Je zegt wat je wilt, en thermen.ai regelt het.

Al die onderdelen, van reserveringen tot marketing, zijn het fundament. En daardoor begin ik mijn werk tegenwoordig steeds vaker met een vraag.